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广西广播电视大学会计档案管理办法
2014-10-30 17:30   审核人:
桂电大财务【2014】6号
第一章 总 则
       第一条 为了加强学校会计档案管理,使会计档案管理规范化、制度化,根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》,结合我校档案管理工作特点,制定本管理办法。
       第二条 本办法适用于财务处所属各科室。
       第三条 学校会计档案归口学校档案室和财务处共同管理。财务处负责会计档案的立卷、归档、保管(移交档案馆前)、查阅、销毁等项工作;财务档案应在每年年终立卷,由财务部门保管一年,于次年六月底前归档学校档案室。
       第四条 财务处内部指定专人负责会计档案的日常管理,建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密;出纳人员不得兼管会计档案。
第二章 会计档案
       第五条 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算及管理专业材料,是记录和反映学校经济业务的重要资料和证据。包括:
      1.会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
      2.会计帐簿类:总帐、明细帐、日记帐、辅助帐簿、其他会计帐簿。
      3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、其他文字说明、其他财务报告。
      4.采用电子计算机进行会计核算,应当保存打印的纸制会计档案。
      5.会计电算化的财务数据备份硬盘,分年度入档。
      6.其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,在职职工、退休职工工资发放册,其他应保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册。
       六条 会计档案主管人员工作调整时,应按要求填写“会计档案工作交接清单”存档,以保证会计档案管理工作的连续性。
第三章 会计档案的整理、编制、调阅与移交
       第七条 每年形成的会计档案,应按时间顺序、内容、数量、保管期限分别整理组卷,并在财务处内保管一年后,编写归档目录一式二份,向学校档案室办理移交手续。
       第八条 学校内部单位调阅会计档案需经财务处处长书面批准,办理登记手续后,方可提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换;学校外部单位调阅会计档案,要有正式的介绍信并经财务处处长审批、报学校同意后执行,同时要详细登记被调阅的档案名称、日期、调阅人的单位、姓名、调阅理由和归还时间;会计档案原则上不准借出。
       第九条 移交的会计档案封皮正面及册背上应注明凭单名称、卷号,封皮注明册数、起止年度和档案编号。
       第十条 财务处与学校档案室交接会计档案时,财务处按规定编制移交清册,列明移交会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容;交接双方按照移交清册所列内容逐项交接,并由交接的部门负责人负责监交;交接完毕后,交接经办人和监交人在财务档案移交清册上签名或盖章。
       第十一条 已经立卷归档的会计档案,任何人不得私自拆封或抽换。
第四章 会计档案保管期限
       第十二条 学校各类会计档案的保管期限,参照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》附表所列期限执行。
       第十三条 保管期限已满的会计档案,由学校档案室会同财务处提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,学校主管领导在销毁清册上签署意见。
       第十四条 保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证和涉及未了事项的原始凭证不得销毁,应单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止,并在会计档案销毁清册和保管清册中列明;基建项目建设期间,其保管期满的会计档案不得销毁。
第五章 会计档案责任
       第十五条 会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。
       第十六条 会计档案保管人员要妥善保管好会计档案,要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,对电算化档案的磁盘、光盘,还要防磁、防折,对由于以上原因而造成会计档案毁损的,要追究保管人员的责任。
       第十七条 各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度,损坏、丢失会计档案的,要追究相关人员的责任。
       第十八条 对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的单位和个人,要追究其相应责任,构成犯罪的,移交司法机关处理。
       第十九条 对故意销毁会计档案的单位和相关责任人,提交纪检监察部门处理,构成犯罪的,提交司法机关处理。
第六章 附则
       第二十条 本办法由财务处负责解释,自下发之日起执行。


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